A regularização de uma edificação perante os órgãos públicos e o cartório de registro de imóveis envolve etapas distintas, embora complementares. Compreender a função de cada documento evita confusões comuns que podem paralisar negociações ou impedir a obtenção de crédito bancário.
O Habite-se é um documento emitido exclusivamente pela prefeitura municipal. Ele funciona como uma certidão de conclusão de obra que atesta que a edificação foi construída em conformidade com o projeto aprovado anteriormente pelos órgãos técnicos da cidade. Na prática, o setor de engenharia ou urbanismo do município realiza uma vistoria para verificar se o imóvel respeitou as normas de zoneamento, o recuo obrigatório, a taxa de ocupação do terreno e, principalmente, as exigências de segurança e habitabilidade previstas no Código de Obras local. Sem esse documento, a prefeitura não reconhece o imóvel como próprio para residência ou uso comercial.
Já a averbação de construção na matrícula é um ato registral realizado no Cartório de Registro de Imóveis competente. O termo averbar significa, juridicamente, tornar público um fato ou alteração ocorrida em relação a um bem. Enquanto o Habite-se comprova que a prefeitura autorizou a ocupação, a averbação é o que atualiza a "identidade" do imóvel nos arquivos do registro de imóveis.
A diferença reside na esfera de competência de cada órgão e na finalidade da informação. A prefeitura cuida da fiscalização física e normativa da obra. O cartório, por sua vez, cuida da segurança jurídica da propriedade. É perfeitamente possível, e muito frequente, que um imóvel possua o Habite-se emitido pela prefeitura, mas não tenha a construção averbada na matrícula. Nesse caso, para o cartório, o terreno continua constando como vazio ou apenas com a edificação anterior, desatualizando a descrição real da propriedade.
O processo de averbação exige a apresentação de uma série de documentos, sendo o próprio Habite-se um deles, acompanhado da Certidão Negativa de Débitos do INSS relativa à obra. Esta última atesta que as obrigações previdenciárias sobre a mão de obra utilizada na construção foram devidamente quitadas. Somente com o Habite-se, a CND do INSS e o requerimento formal do proprietário é que o oficial do cartório procede com a atualização da matrícula.
Muitas vezes, proprietários acreditam que o processo termina com a entrega das chaves ou com a emissão do documento municipal. No entanto, a regularidade completa para fins de venda ou financiamento bancário depende obrigatoriamente da conclusão da averbação. Sem ela, o imóvel não possui o registro oficial de que a construção existe juridicamente, o que impede a transferência de titularidade via escritura pública de compra e venda ou a formalização de garantias em contratos de crédito imobiliário. Cada etapa é um elo necessário para que a documentação espelhe exatamente o que está edificado no terreno.